German Paperwork & Forms Vocabulary
This set is about the paper trail of German bureaucracy: filling out a Formular, getting a Stempel on it, and handing in the right Unterlagen. English speakers often assume Formular and Dokument are interchangeable, but German keeps them apart: a Formular has blank fields you fill in, while a Dokument is finished and complete, like a Bescheinigung someone issues for you.
Learn these 32 words
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All 32 words
- abgebenA1
hand in, submit
Ich muss meine Schlüssel abgeben. — I have to hand in my keys.
check, tick off
Auf dem Formular müssen Sie an mehreren Stellen etwas ankreuzen. — You must check several boxes on the form.
fill out
Füllen Sie bitte dieses Formular aus. — Please fill out this form.
documents
Haben Sie Ihre Papiere dabei? — Do you have your documents with you?
plural: die Zettel
note/slip
Hast du einen Zettel für mich? Ich muss etwas notieren. — Do you have a note for me? I need to write something down.
plural: die Angaben
statement, information
Wir brauchen von Ihnen folgende Angaben: Name, Adresse, Geburtsdatum. — We need the following information from you: name, address, date of birth.
- angebenB1
state, specify
Bitte geben Sie Ihre genaue Adresse an. — Please state your exact address.
request, apply for
Hast du schon einen neuen Pass beantragt? — Have you already applied for a new passport?
plural: die Bestätigungen
confirmation, verification
Ich brauche eine schriftliche Bestätigung für das Amt. — I need written confirmation for the office.
data
Wir haben alle Ihre Daten im Computer. — We have all your data in the computer.
plural: die Dokumente
document
Hast du alle Dokumente für die Anmeldung dabei? — Do you have all the documents for the registration?
enter, register
Tragen Sie sich bitte in die Liste ein. — Please enter yourself on the list.
plural: die Formulare
form
Füllen Sie bitte dieses Formular aus. — Please fill out this form.
plural: die Gebrauchsanweisungen
instructions for use
Lesen Sie bitte zuerst die Gebrauchsanweisung. — Please read the instructions for use first.
plural: die Kopien
copy
Machst du mir bitte eine Kopie? — Can you please make me a copy?
- notierenB1
to note, jot down
Ich habe mir den Termin notiert. — I noted down the appointment.
personal details
Mein Kollege wird Ihre Personalien aufnehmen. — My colleague will take down your personal details.
plural: die Stempel
stamp
Der Poststempel trägt das Datum von letzter Woche. Das Paket war lange unterwegs. — The postmark bears the date from last week. The package was in transit for a long time.
plural: die Tabellen
table, chart
Tragen Sie die richtige Information in die Tabelle ein. — Enter the correct information into the table.
documents, papers
Ich schicke Ihnen alle Unterlagen mit der Post zu. — I'll send you all the documents by post.
plural: die Abfragen
query
Die Datenbank-Abfrage liefert schnelle Ergebnisse. — The database query delivers quick results.
plural: die Akten
file / case record / dossier
Die Akte enthält alle wichtigen Dokumente. — The file contains all important documents.
plural: die Auflistungen
listing / list
Die Auflistung aller Kosten ist wichtig. — The listing of all costs is important.
to confirm in writing
Die Bank bescheinigt die Kontoführung schriftlich. — The bank confirms the account management in writing.
plural: die Formulare
form
Bitte füllen Sie das Formular sorgfältig aus. — Please fill out the form carefully.
plural: die Orthografien
spelling/orthography
Die Orthografie ist in diesem Essay fehlerhaft. — The spelling is incorrect in this essay.
paperwork (wenig benutzt)
Der Papierkram bei der Bewerbung ist nervig. — The paperwork for the application is annoying.
plural: die Pergamente
parchment / vellum
Das alte Pergament war wertvoll und zerbrechlich. — The old parchment was valuable and fragile.
plural: die Protokolle
protocol
Das Protokoll der Sitzung war ausführlich. — The minutes of the meeting were thorough.
plural: die Siegel
seal (on a letter)
Das Siegel auf dem Brief ist sehr alt. — The seal on the letter is very old.
plural: die Streichungen
deletion / cancellation / cut
Die Streichung war nicht autorisiert. — The deletion was not authorized.
to sign / endorse / initial
Beide Parteien unterzeichneten den Vertrag vor dem Anwalt. — Both parties signed the contract before the lawyer.
How to learn this set
Several words here are plural-only or behave oddly in the singular: die Unterlagen, die Personalien, and die Papiere are basically always plural, since German thinks of paperwork as a set of items rather than one lump noun like English "paperwork." Watch the verb pairs that split one English idea into two German actions: angeben (state information) versus eintragen (physically write it into a field), or notieren (jot down for yourself) versus bescheinigen (confirm something officially in writing). Drill ausfüllen, ankreuzen, abgeben, and beantragen together as a mini-sequence, since that's the real order you do them in when dealing with a Formular: you apply, fill it out, check boxes, then submit it.
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Frequently asked questions
What is the difference between das Formular and das Dokument in German?
Das Formular is a form with blank fields you fill in, like a tax form or registration form. Das Dokument is a general document that already contains fixed information, like a passport or a certificate. You fill out (ausfüllen) a Formular, but you submit or show a Dokument.
What is the difference between die Akte and die Unterlagen?
Die Akte is a specific file or case record, usually kept by an office or authority about one person or matter, like a Personalakte (personnel file). Die Unterlagen is a broader plural term for any collection of documents or paperwork you bring or send in, and it has no singular form used in this sense.
What are die Personalien in German?
Die Personalien means someone's personal details as a set: full name, date of birth, address, and similar identifying information. It's always plural and shows up on forms and when police or officials ask for your details.
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